Am Rhy dihei - im Städtli willkomme

Stadtrat spart jährlich Tausende von Papierblättern

Tablet statt Papier – Stadtratssitzung vom 11. Februar 2014

Die Einführung der Geschäftsverwaltungssoftware Axioma führt mittelfristig zum papierlosen Büro 

 

Die Art und Weise, wie der Stadtrat bis zum Jahresende mit Informationen bedient wurde, trägt der rasanten Entwicklung im Gebrauch von elektronischen Medien längst keine Rechnung mehr. Die Menge an Akten, welche man kopierte und zur Sitzungsvorbereitung an die Behördemitglieder verschickte, war ungemein gross (ca. 6000 bis 8000 Blätter pro Jahr).

 

Seit dem neuen Jahr werden die Sitzungsdokumente nur noch elektronisch verschickt. Die Stadträte sind im Besitz eines Tablets, auf das die Dokumente geladen werden und auf dem diese zur Vorbereitung bearbeitet werden können. Dies ist möglich dank der Geschäftsverwaltungssoftware Axioma. Durch den Einsatz dieses modernen Kommunikationsmittels kann der Papierverbrauch massiv reduziert und gleichzeitig die Zustellung der Informationen beschleunigt werden.

 

Die neue Software bietet jedoch nicht nur den Vorteil der papierlosen Sitzungsvorbereitung sondern dient der Verwaltung ebenso als elektronische Registratur, in der Geschäfte, Dokumente und Protokolle sekundenschnell behändigt und bearbeitet werden können.

 

 

Die vorhandenen Informationen zum Ratsbetrieb waren bis Ende des Jahres an zahlreichen Orten physisch oder elektronisch abgelegt. In Papierform fanden sich die Akten in der umfangreichen Registratur, im Archiv, in den Büros der Verwaltungsabteilungen. In elektronischer Form fand man Daten auf den verschiedenen Server-Laufwerken der Abteilungen, auf Festplatten von Computern und Laptops, aber auch in persönlichen E-Mails. Die Ablage erfolgte zwar systematisch, stammt in ihren Grundzügen aber aus einer Zeit, als noch keine Computer im Einsatz waren.

 

Die Softwarelösung hilft, Geschäfte strukturiert und einheitlich abzuwickeln und stellt ein umfangreiches Dokumentenmanagement zur Verfügung. Sie bringt nicht nur die eigentliche Verwaltungsarbeit in eine zeitgemässe und zukunftsträchtige Form, sondern bietet auch die Basis für das mittelfristig denkbare „papierlose Büro“.

 

Für die Einführung von Axioma wurden etwa vier Monate Vorbereitungszeit benötigt, in der das Programm mit Testläufen erprobt und den aktuellen Bedürfnissen angepasst wurde. Bereits nach kurzer Zeit können sich die ins Programm einbezogenen Abteilungen die Arbeit ohne diese elektronische Geschäftsverwaltung kaum mehr vorstellen.